Henkilökuntaedut – veronalaisia vai verovapaita?

Henkilökuntaedut ovat työnantajan työntekijöilleen järjestämiä etuja, jotka annetaan työsuhteen perusteella, mutta jotka eivät ole korvausta tehdystä työstä. Työnantajan kannalta henkilökuntaedun antamisen tarkoituksena on usein välittää positiivista työnantajakuvaa tai välillisesti edistää työn tekemistä esimerkiksi ylläpitämällä työntekijöiden työkykyä tai -motivaatiota.

Henkilökuntaetuja tarjotaan yleensä tasapuolisesti kaikille työntekijöille heidän asemastaan tai työn tuloksestaan riippumatta. Työntekijä voi kuitenkin itse päättää, käyttääkö hän etua vai ei. Työntekijän verotuksessa työnantajalta saatu henkilökuntaetu voi olla joko kokonaan verovapaa etu, osittain verovapaa etu tai kokonaan veronalainen etu.

Henkilökuntaedun käsite on pidettävä erillään luontoisedun käsitteestä. Verotuksessa luontoisedulla tarkoitetaan työsuhteen perusteella työnantajalta muuna kuin rahana työstä saatavaa vastiketta (siis palkkaa). Luontoisedut ovat tyypillisesti osa työsuhteen ehtoja. Luontoisedusta voidaan sopia kunkin työntekijän kanssa yksilöllisesti ja luontoisetu on aina saajalleen veronalaista ansiotuloa (siis palkkaa).

Seuraavaksi tarkastellaan henkilökuntaetuja. Milloin ne voivat olla veronalaisia ja milloin verovapaita. Asialla on merkitystä työntekijän lisäksi myös työnantajalle. Veronalaisista eduista tulee suorittaa myös ennakonpidätys yms. mahdolliset seurannaiset.

Verovapauden rajanvetoa

Tietyt laissa mainitut henkilökuntaedut voivat olla verovapaita, jos niitä ei ole annettu rahapalkan sijaan vastikkeena palkansaajan tekemästä työstä, ja jos verolainsäädännössä muutoin säädetystä ei muuta johdu. Tässä yhteydessä ei pyritä luettelemaan kaikkia verovapaita henkilökuntaetuja, vaan tarkastellaan muutamia sellaisia edun kriteerejä, joiden suhteen on usein käytännössä nähtävissä tulkinnanvaraisuutta.

Kollektiivisuus, tavanomaisuus ja kohtuullisuus

Verovapauden perusedellytyksenä on, että työnantaja antaa henkilökuntaedun kollektiivisesti eli koko henkilökunnalleen ja lisäksi edun tulee olla tavanomainen ja kohtuullinen. Tosin erikseen on säädetty, että tietyt edut voidaan antaa yksilöllisesti ja ne ovat tästä huolimatta edellytysten muutoin täyttyessä verovapaita saajalleen. Tällaisia ovat mm.

  • Työnantajan tilapäisesti järjestämä sairaan lapsen hoito ajalta, jona työntekijällä olisi oikeus hoitovapaaseen täysin palkkaeduin.
  • Työntekijän työkäyttöä varten järjestetyn tietoliikenneyhteyden yksityiskäyttö.

Verovapaan henkilökuntaedun saajana voi olla työntekijä eli palkansaaja ja yrityksen hallintoelimiin kuuluvat henkilöt kuten toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet. Työntekijä voi olla vakinaisessa tai määräaikaisessa työsuhteessa, eikä silläkään ole merkitystä tekevätkö he työtä koko- tai osapäiväisesti taikka esimerkiksi sivutoimisesti.

Pienyritykset ja yhden henkilön yritykset

Pienyrityksissä yksi rajanveto liittyy perheenjäseniin. Sääntönä on se, että henkilökuntaan kuuluvien perheenjäsenet ja puolisot eivät kuulu yrityksen henkilökuntaan, jos he eivät työskentele yrityksessä. Toinen kysymys liittyy yhtiön osakkaisiin. Selvyyden vuoksi on hyvä todeta, että jos osakas työskentelee yhtiössä niin, sillä nostaako hän palkkaa vai ei, ei ole merkitystä. Hän voi siis saada henkilökuntaedun verovapaasti samoin edellytyksin kuin yhtiön muutkin työntekijät. Hän voi saada verovapaita henkilökuntaetuja, vaikka yhtiössä ei olisi edes muita työntekijöitä. Varoituksen sanana tässä yhteydessä on hyvä tuoda esille perusedellytys: kohtuullisuus ja tavanomaisuus. Lisäksi on hyvä todeta, että tämä ei koske toiminimiyrittäjää eikä maataloudenharjoittajaa.

Verovapauden edellytyksenä on kollektiivisuus eli etu on oltava koko henkilökunnan käytössä. Asia ei ole aivan sanatarkasti näin, vaan etu voi olla verovapaa, vaikka sitä ei olisi tarjottu jokaiselle työnantajan henkilöstöön kuuluvalle. Tämä kuitenkin edellyttää sitä, että rajaukset edun antamisessa ovat liiketoiminnallisesti perusteltuja, eikä rajausten tarkoituksena voida pitää tietyn henkilön tai henkilöryhmän palkitsemista. Esimerkiksi, jos työnantajalla on toimipisteitä tai muutoin työntekijöitä eri paikkakunnilla, edun järjestämistapa voi sijaintiin liittyvästä perustellusta syystä olla eri toimipisteissä erilainen.

Valintainen verovapaa henkilökuntaetu

Nykykäytännön mukaan työnantaja voi tarjota verovapaan henkilökuntaedun siten, että kukin työntekijä voi valita haluamansa verovapaan edun useamman vaihtoehdon joukosta. Työnantajan tarkoituksena voi olla henkilökuntaeduista aiheutuvien kustannusten rajoittaminen, jolloin tietyn edun valitseminen sulkee pois mahdollisuuden käyttää muita etuja. Työntekijän valitsema etu säilyy verovapaana, vaikka työntekijällä olisi valintamahdollisuus useamman verovapaan edun välillä.

Työnantajan tarjoamat vaihtoehdot voivat olla verovapaita suoraan lain nojalla ja tiettyyn euromäärään saakka (esimerkiksi liikunta- ja kulttuurisetelit). Työnantaja voi tarjota työntekijälle myös sellaisia etuja, joiden verovapauden edellytykset eivät ilmene suoraan laista (esimerkiksi sairauskuluvakuutus). Jos valittavissa oleva etu ei ole verovapaa suoraan lain nojalla, työnantajan on ensin selvitettävä, täyttääkö kyseinen etu verovapauden edellytykset. Vasta tämän jälkeen työnantaja voi arvioida, onko kyse kahden verovapaan edun välillä tapahtuvasta valinnasta.

Ole tarkkana, ota yhteyttä

Henkilökuntaetujen verotukseen liittyy monia yksittäisiä detaljeita. Niistä on hyvä keskustella aina yksityiskohtaisemmin oman asiantuntijan kanssa.

Tutustu 
referensseihimme »

Kokonaisvaltainen osaaminen, asiantuntijuus ja henkilökohtainen palvelu ovat luoneet vankan pohjan yrityksemme menestykselle. Sen vuoksi meillä onkin suuri joukko arvostettuja yrityksiä asiakkainamme. Tutustu asiakkaidemme tarinoihin »