1.Accounting – Pori Oy Ab Ltd ja 1.Accounting – Rauma Oy Ab Ltd (jäljempänä ”1.Accounting”) ovat sitoutuneet suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötietosi turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten 1.Accounting-yhtiöt keräävät, käsittelevät, säilyttävät, suojaavat ja luovuttavat henkilötietoja tarjotun palvelun ja verkkosivun www.1accounting.fi yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterin pitäjä on 1.Accounting – Pori Oy Ab Ltd ja 1.Accounting – Rauma Oy Ab Ltd. 1.Accounting-yhtiöt vastaavat siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
2. Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietojasi voidaan kerätä 1.Accountingilla useista syistä ja eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun olet ollut yhteydessä meihin tai asioit kanssamme eli olet ostanut palveluamme, tilaat uutiskirjeen tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja syntyvät palvelua käytettäessä tai verkkosivulla vierailun yhteydessä saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai postin osoitetietojärjestelmä. Sinun ei ole pakko antaa henkilötietojasi meille, mutta silloin emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.
1.Accounting kerää ja käsittelee esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
- perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, ammattinimike ja suhteesi edustamaasi yhtiöön ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
- asiakassuhteeseen liittyvät tiedot; esim. palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat
- asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
- muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
1.Accounting kerää ja käsittelee vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä ovat asianmukaisia kaupallista tarkoitusta varten.
1. Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteen hallinta
1.Accounting käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti tarjotakseen ja toimittaakseen palveluja sinulle tai edustamallesi yritykselle. Jotta voimme tehdä niin, ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun ja edustamasi yrityksen ja 1.Accountingin välillä. Silloin henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen ja 1.Accountingin väliseen sopimukseen.
2. Markkinointi
1.Accounting voi olla sinuun yhteydessä myös kertoakseen uusista palveluista tai markkinoidakseen ja myydäkseen sinulle muita palveluita. 1.Accounting voi käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinatutkimuksia tai asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu 1.Accountingin oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidakseen muita palveluita sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointiin.
3. Palvelun kehittämienen ja tietoturva
1.Accounting käsittelee henkilötietoja myös huolehtiakseen palvelun ja verkkosivun turvallisuudesta.
4. Lakien noudattaminen
1.Accounting voi käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai toteuttaakseen viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt (esim. veroviranomaisten).
5. Muut tarkoitukset
1.Accounting käsittelee henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.
4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset kolmansille osapuolille
1.Accounting voi luovuttaa henkilötietoja myös kolmansille osapuolille seuraavasti:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen
- 1.Accountingin yhteistyökumppanit voivat käsitellä henkilötietoja 1.Accountingin toimeksiannosta annettujen ohjeiden mukaisesti, jolloin 1.Accounting huolehtii aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä
- jos 1.Accounting arvioi, että henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä 1.Accountingin oikeuksien toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöön vastaamiseksi
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.
5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai Eta-alueen ulkopuolelle
1.Accounting voi siirtää henkilötietoja EU:n tai Eta-alueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa 1.Accounting huolehtii asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaisesti.
Esimerkiksi 1.Accountingin markkinointia toteuttava palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun toteuttamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen suojaaminen on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen Privacy Shield -järjestelyyn tai käyttää EU:n komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita.
6. Evästeet
1.Accounting käyttää evästeitä verkkosivulla www.1accounting.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämisistä ja muistamista varten 1.Accountingin verkkosivujen toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. 1.Accounting voi käyttää evästeitä myös tilastollisiin tarkoituksiin, kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivujen käytöstä: kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja miten voisimme parantaa käyttäjäkokemuksia.
Voit estää evästeiden asentamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivujemme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Lue lisää evästeistä täältä.
7. Henkilötietojen säilyttäminen
1.Accounting säilyttää henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarvittaessa myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen 1.Accounting voi säilyttää henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaoloajan vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.
1.Accounting poistaa henkilötiedot, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.
8. Henkilön oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomioitavaa on, että vain sellaisia tietoja voidaan poistaa, mitkä eivät ole välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Myöskään niitä tietoja ei voida poistaa, joiden säilyttämistä laki edellyttää.
Sinulla on oikeus kieltää käsittelemästä sinua koskevia tietoja tiettyihin tarkoituksiin, esimerkiksi suoramainontaan, etämyyntiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
Sinulla on myös oikeus, milloin tahansa, peruuttaa antamasi suostumus. Sen jälkeen 1.Accounting ei käsittele henkilötietoja, ellei siihen ole olemassa muuta perustetta.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen gdpr@1accounting.fi.
9. Tietoturva
1.Accountingilla on toteutettu tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (digitaaliset, fyysiset sekä hallinnolliset) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja luvattomalta pääsyltä tai tietojen luovuttamiselta. 1.Accountingilla henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
10. Selosteen muuttaminen
1.Accountingilla on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivuillamme www.1accounting.fi, mistä löydät viimeisimmän version tästä selosteesta.
11. Yhteystiedot
Voit kysyä tästä selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen gdpr@1accounting.fi.